In der heutigen Arbeitswelt nehmen Intensität und Komplexität stetig zu. Diese Veränderungen bringen jedoch auch psychosoziale Risiken mit sich, die nicht nur die persönliche Integrität der Mitarbeitenden belasten, sondern auch enorme Kosten für Unternehmen verursachen können. Eine hochwirksame, institutionelle Antwort auf diese Herausforderungen ist die Etablierung einer internen Vertrauensperson.
Der Eisberg der psychosozialen Risiken
Psychosoziale Risiken äußern sich am Arbeitsplatz durch Faktoren wie Stress, Burnout, Konflikte, Mobbing, Belästigung oder Diskriminierung. Die tatsächlichen Kosten, die dadurch für ein Unternehmen entstehen, lassen sich mit dem Bild eines Eisbergs vergleichen:
- Oberhalb der Wasseroberfläche sichtbare Kosten (10–20 %): Dieser kleinere Teil umfasst direkt messbare Posten wie Anwaltskosten, Abfindungen, Rechtsstreitigkeiten und registrierte Krankheitstage.
- Unterhalb der Wasseroberfläche unsichtbare Kosten (80–90 %): Der weitaus größere Teil bleibt verborgen. Er zeigt sich in Form von persönlichem Leiden, Ängsten, Präsentismus, Leistungsabfällen, Projektverzögerungen, Qualitätsmängeln und einer erhöhten Mitarbeiterfluktuation.
Was genau ist eine interne Vertrauensperson?
Eine interne Vertrauensperson bietet ein niederschwelliges, lösungsorientiertes Beratungsangebot. Es handelt sich dabei um eine ersthelfende Unterstützung von Kollegen für Kollegen. Wichtig ist hierbei die Rollenklarheit: Eine Vertrauensperson ist weder ein Therapeut noch ein Mediator. Sie fungiert vielmehr als kompetente Erstanlaufstelle und Wegweiserin. Der Kontakt beruht auf absoluter Freiwilligkeit. Führungskräfte oder die Personalabteilung können das Gespräch empfehlen, aber nicht anordnen.
Eignungskriterien einer internen Vertrauensperson:
- Empathie und die Fähigkeit zum aktiven Zuhören
- Allparteilichkeit
- Verschwiegenheit und absolute Integrität
- Resilienz
- Fähigkeit zur Abgrenzung
Wie sieht der Beratungsprozess in der Praxis aus?
Der Prozess für den Ratsuchenden ist in Phasen unterteilt:
- Phase 1: Initiale Kontaktaufnahme per Telefon oder E-Mail. Daraufhin folgen persönliche und vertrauliche Gespräche. Gemeinsam wird beraten, ob weitere Schritte notwendig sind oder ob der Prozess abgeschlossen werden kann.
- Phase 2: Sollte das Anliegen komplexer sein, übernimmt die Vertrauensperson eine Triage-Funktion. Sie bewertet das Anliegen und verweist zielgerichtet an externe oder interne Ressourcen wie Einzelcoaching, Mediation, die Personalabteilung oder das Management. Alles unter der Prämisse der Zustimmung des Ratsuchenden.
Implementierung und Qualitätssicherung
Die Einführung eines solchen Konzepts erfordert strukturierte Begleitung, beginnend mit einer Auftragsklärung mit der Geschäftsführung und der Gründung einer Steuerungsgruppe zur Status-Quo-Betrachtung. Nachdem geeignete Kandidaten ausgewählt und intensiv geschult wurden (unter anderem in psychosozialer Ersthilfe und aktiver Gesprächsführung), wird das Angebot über ein Kommunikationskonzept in die Belegschaft kommuniziert.
Damit das Konzept langfristig erfolgreich ist, darf die Qualitätssicherung nicht vernachlässigt werden. Eine regelmäßige externe Supervision, sei es in Einzel- oder Gruppensitzungen, entlastet die internen Vertrauenspersonen proaktiv und sichert durch anonymisierte Fallbesprechungen die Beratungsqualität. Der finale Nutzen für das Unternehmen lässt sich anhand konkreter Parameter messen, wie beispielsweise dem messbaren Rückgang von Eskalationen, einer positiven Entwicklung der Krankenstände und Mitarbeiterfluktuation sowie einem gestärkten Sicherheitsgefühl innerhalb der Teams.
