Am Anfang eines Projekts ist vieles leicht. Alle sind motiviert, die Ziele klingen vernünftig, im Kick-off nicken alle zum Zeitplan. Probleme sind noch abstrakt.

Ein paar Wochen später sieht es anders aus. Die ersten Entscheidungen haben Folgen, Ressourcen werden knapp, und aus einzelnen Fachbereichen kommt Widerstand. Spätestens im dritten oder vierten Abstimmungstermin zeigt sich, ob das Projekt störungsfrei laufen kann.

Was zwischen den Terminen passiert

Jeder einzelne Projekttermin lässt sich gut vorbereiten und leiten. Die Schwierigkeiten entstehen meist dazwischen. Beschlüsse werden unterschiedlich erinnert. Zuständigkeiten verschieben sich stillschweigend. Und was im Kick-off geklärt schien, kommt Monate später als Konflikt zurück.

Mit dem einzelnen Termin hat das wenig zu tun. Bisweilen fehlt jemand, der den Prozess als Ganzes im Blick behält.

Die Doppelrolle der Projektleitung

Meist liegt diese Aufgabe bei der Projektleitung. Sie soll das Projekt fachlich und organisatorisch voranbringen und gleichzeitig zwischen Bereichen vermitteln, deren Interessen sich widersprechen. Dabei hat sie selbst ein Interesse am Ergebnis und steht unter Termindruck.

Das ist eine strukturelle Überforderung, je komplexer oder akzeptanzschwächer ein Projekt ist. Wer eine Seite vertreten muss, kann nicht gleichzeitig allparteilich Interessen ausgleichen.

Wenn aus Meinungsverschiedenheiten Konflikte werden

In längeren Projekten entwickeln sich Konflikte schleichend. Ein Fachbereich fühlt sich übergangen, eine Abteilung zieht sich zurück, zwei Personen geraten wiederholt aneinander. Jeder Vorfall für sich ist überschaubar. Zusammen beeinträchtigen sie die Zusammenarbeit im Team.

Wer das Projekt über die gesamte Laufzeit begleitet, kennt die Beteiligten und die Vorgeschichte. Damit lässt sich früh erkennen, wann eine Meinungsverschiedenheit beginnt, persönlich zu werden, und man kann rechtzeitig gegensteuern.

Was eine Prozess-Begleitung leistet

Eine Prozess-Begleitung übernimmt nicht die Projektleitung. Sie gestaltet die Gespräche, in denen entschieden wird: Kick-off, Lenkungskreise, Abstimmungsrunden, Workshops an den Meilensteinen, Retrospektiven. Sie sorgt dafür, dass Ergebnisse festgehalten werden und beim nächsten Termin noch gelten.

Für die Projektleitung entsteht dadurch Raum. Sie kann sich auf den Inhalt konzentrieren und muss nicht gleichzeitig das Gespräch steuern.